Voor veel ondernemers en medewerkers is de auto meer dan vervoer. Onderweg worden afspraken voorbereid, ideeën bedacht en eerdere gesprekken nog eens overdacht. Microsoft brengt Copilot daarom steeds nadrukkelijker naar de mobiele werkdag. Microsoft 365 Copilot is beschikbaar in Apple CarPlay. Daarnaast werkt Microsoft aan Record: een functie voor transcripties en voice memo’s in de mobiele Copilot-app. Record is op dit moment nog een Frontier-optie. Toch is juist de combinatie interessant om in de gaten te houden. Wat is er nieuw? Met Copilot in Apple CarPlay kun je een spraakgesprek met Copilot beginnen of voortzetten. Je kunt onderweg bijvoorbeeld vragen stellen, je voorbereiden op een vergadering, e-mailberichten en berichten bijwerken of ideeën bespreken. Voor gebruik heb je een ondersteunde iPhone met iOS 26.4 of hoger nodig, de nieuwste versie van de Microsoft 365 Copilot-app, een auto met CarPlay en toegang tot de spraakfunctie van Copilot. Daarnaast werkt Microsoft aan Record in de mobiele Copilot-app. Daarmee kun je een gesprek of persoonlijke voice memo opnemen. Na afloop maakt Copilot een transcriptie en samenvatting. Het audiobestand wordt opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven. Record is op dit moment nog beschikbaar als Frontier-optie en kan daarom ontbreken in jouw Microsoft 365-omgeving. Je hebt hiervoor een Microsoft 365 Copilot-licentie voor een werk- of schoolaccount nodig. CarPlay en Record zijn niet hetzelfde Het is belangrijk om beide mogelijkheden niet door elkaar te halen. CarPlay is bedoeld voor spraakgerichte interactie met zo weinig mogelijk afleiding. Record is bedoeld om audio vast te leggen en later te verwerken. Microsoft bevestigt niet dat Record via CarPlay kan worden bediend. Sommige functies uit de mobiele Copilot-app worden mogelijk niet ondersteund in CarPlay. Gebruik de opnamefunctie daarom niet tijdens het rijden. Start of bedien een opname alleen wanneer je stilstaat en wanneer dit veilig en toegestaan is. Waarom is dit interessant voor het MKB? De combinatie kan verschillende momenten in een werkdag ondersteunen. Onderweg naar een afspraak kun je via CarPlay handsfree informatie opvragen of ideeën ordenen. Tijdens een gesprek op locatie kan Record, zodra de functie voor jouw organisatie beschikbaar is, helpen om afspraken vast te leggen. Na afloop kun je de transcriptie controleren en Copilot vragen om actiepunten of een terugkoppeling te maken. Een praktische werkwijze kan er zo uitzien: Je bereidt onderweg via CarPlay een klantafspraak voor. Op locatie vraag je toestemming om het gesprek op te nemen. Je start Record vanuit de mobiele app. Na het gesprek controleer je de transcriptie en samenvatting. Wanneer je veilig stilstaat, laat je Copilot helpen met de vervolgstappen. Minder aanleiding voor schaduw-AI Medewerkers gebruiken voor voice memo’s en transcripties soms zelfstandig oplossingen zoals PLAUD of andere externe AI-diensten. Zo’n toepassing is niet automatisch onveilig. Het wordt wel schaduw-AI wanneer zij zonder goedkeuring, beveiligingscontrole of duidelijke afspraken voor zakelijke informatie wordt ingezet. Door voice, transcriptie en verwerking binnen Microsoft 365 samen te brengen, ontstaat een beter beheersbare werkwijze. Volgens Microsoft blijven de opname, transcriptie en samenvatting van Record binnen de Microsoft 365-tenant. Het audiobestand wordt opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven en kan onder de bestaande rechten en beleidsregels voor onder meer retentie, eDiscovery, gevoeligheidslabels en Data Loss Prevention vallen. Microsoft geeft bovendien aan dat Record-inhoud niet wordt gebruikt om de onderliggende taalmodellen of spraakherkenningsmodellen te trainen. Daarmee is niet ieder risico opgelost, maar de organisatie houdt meer mogelijkheden voor beheer dan wanneer iedere medewerker zelfstandig een andere dienst kiest. Waar moet je op letten? Begin niet alleen bij de techniek. Maak afspraken over: wanneer medewerkers Copilot in de auto mogen gebruiken; het uitsluitend handsfree gebruiken van CarPlay; voor welke gesprekken een opname is toegestaan; het vooraf informeren van alle deelnemers; de bewaartermijn van audio en transcripties; welke externe transcriptiediensten zijn goedgekeurd. Copilot waarschuwt andere deelnemers niet wanneer iemand Record start. De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van de benodigde toestemming. Controleer ook altijd de transcriptie en samenvatting voordat je informatie deelt of vervolgacties uitvoert. Ons advies: houd vooral Record in de gaten Copilot in CarPlay kan nu al interessant zijn voor medewerkers die veel onderweg zijn. Record is nog een Frontier-optie en vraagt daarom om een bewuste beoordeling. Gebruik de komende periode om te onderzoeken welke opname- en AI-apps medewerkers nu gebruiken. Bepaal vervolgens of Copilot op termijn een passend alternatief kan bieden binnen jullie Microsoft 365-omgeving. Een kleine proef met enkele medewerkers is verstandiger dan een directe brede invoering. Hoe kan Bruinsma helpen? Bruinsma kan helpen om de mogelijkheden van Copilot in CarPlay en de beschikbaarheid van Record te beoordelen. We kijken daarbij naar licenties, mobiele beveiliging, OneDrive, bewaartermijnen en duidelijke afspraken voor verantwoord gebruik. Zo ontstaat een praktische werkwijze voor onderweg, zonder dat zakelijke informatie ongemerkt terechtkomt in toepassingen waar de organisatie geen zicht op heeft. Veelgestelde vragen Is Microsoft 365 Copilot beschikbaar in Apple CarPlay? Ja. Hiervoor heb je een ondersteunde iPhone met iOS 26.4 of hoger, de nieuwste Copilot-app, een auto met Apple CarPlay en toegang tot Copilot Voice nodig. Kan ik Record vanuit CarPlay starten? Microsoft bevestigt niet dat Record via CarPlay wordt ondersteund. Het zijn afzonderlijke functies. Gebruik of bedien de opnamefunctie niet terwijl je rijdt. Is Record al voor iedereen beschikbaar? Nee. Record is op dit moment nog een Frontier-optie. De beschikbaarheid kan per organisatie en gebruiker verschillen. Waarom kan dit helpen tegen schaduw-AI? Record kan een beheersbare route binnen Microsoft 365 bieden. Daardoor hoeven medewerkers voor algemeen zakelijk gebruik mogelijk minder snel uit te wijken naar niet-goedgekeurde opname- en transcriptiediensten. Hoe krijg ik meer informatie over dit onderwerp? Wil je meer weten over dit onderwerp of bespreken wat dit betekent voor jouw organisatie? Mail ons op info@bruinsmakantoor.nl of bel 0523-272121. Bronnen Microsoft Support: Gebruik Microsoft 365 Copilot in Apple CarPlay Microsoft Support: Get started with Record in Microsoft Copilot Microsoft Learn: Gegevens, privacy en beveiliging voor Microsoft Copilot

Niet alle informatie in je organisatie is even belangrijk. Een oude interne notitie vraagt iets anders dan je financiële administratie, klantdossiers, planning of productiegegevens. Toch worden gegevens in de praktijk vaak hetzelfde behandeld. Alles staat in dezelfde omgeving, heeft vergelijkbare toegangsrechten en krijgt dezelfde aandacht. Daardoor kan veel tijd gaan naar bijzaken, terwijl de informatie en processen die je bedrijf draaiend houden onvoldoende aandacht krijgen. De praktische vraag is daarom niet: hoe beveilig ik alles maximaal? De betere vraag is: wat mogen we echt niet kwijtraken, missen of onbedoeld delen? Welk NCSC-basisprincipe staat centraal? In deze blog staat het actuele NCSC-basisprincipe Breng je risico’s in kaart centraal. Het NCSC noemt belangrijke informatie, processen en informatiesystemen ook wel je te beschermen belangen of kroonjuwelen. Als zulke informatie niet beschikbaar is wanneer je haar nodig hebt, niet meer klopt of bij onbevoegden terechtkomt, kan dat grote gevolgen hebben. Begin daarom niet bij de techniek, maar bij je bedrijfsvoering. Welke doelen wil je bereiken? Welke processen zijn daarvoor onmisbaar? Welke informatie en systemen ondersteunen die processen? Zo voorkom je dat de keuze voor beveiligingsmaatregelen wordt bepaald door wat technisch opvalt in plaats van door wat voor je organisatie echt belangrijk is. Dit onderwerp sluit aan op het eerste artikel in deze serie, Je kunt niet beschermen wat je niet kent. Daarin ging het om het overzicht van apparaten, software, accounts en leveranciers. Nu zetten we de volgende stap: bepalen welke informatie en processen binnen dat overzicht voorrang verdienen. Wat zegt de RKIDV hierover? De Risicoklassenindeling Digitale Veiligheid, kortweg RKIDV, is een risicoclassificatiemodel voor het midden- en kleinbedrijf. Aan de hand van 9 vragen wordt ingeschat hoe groot het risico op een cyberincident is. De uitkomst is een indeling in risicoklasse 1 tot en met 4, met beveiligingsmaatregelen die bij die risicoklasse passen. Om die vragen goed te beantwoorden, moet je weten welke soorten gegevens je verwerkt, hoe afhankelijk je bent van ICT en wat de gevolgen zijn wanneer informatie of systemen uitvallen. De praktische RKIDV-koppeling zit bij dit onderwerp daarom in: het inschatten van het bedrijfsrisico en de gevolgen van een incident; het herkennen van belangrijke gegevens, systemen en bedrijfsprocessen; het bepalen van afhankelijkheden, waaronder leveranciers en clouddiensten; het kiezen van passende maatregelen voor toegang, back-up, herstel en continuïteit; het periodiek opnieuw beoordelen van risico’s en maatregelen. De RKIDV helpt je om maatregelen af te stemmen op je risicoprofiel. Het is geen garantie dat je organisatie veilig is en ook geen lijst die je één keer invult. De uitkomst blijft alleen bruikbaar als de informatie over je organisatie actueel is. Waarom is dit belangrijk voor het MKB? In een MKB-organisatie zijn processen vaak sterk met elkaar verweven. Als één systeem uitvalt, kan meer stilvallen dan vooraf gedacht. Zonder planning kan de buitendienst niet verder. Zonder klantgegevens kan verkoop geen afspraken opvolgen. Zonder productiedata kan een order niet worden uitgevoerd. Zonder financiële administratie wordt factureren lastig. Ook staat belangrijke informatie lang niet altijd op één plek. Ze kan verspreid zijn over Microsoft 365, een boekhoudpakket, CRM, brancheapplicatie, lokale server, mailboxen en omgevingen van leveranciers. Daardoor is het verleidelijk om vooral naar opslaglocaties te kijken. Maar de waarde zit niet in de map of applicatie. De waarde zit in wat je met de informatie moet kunnen doen. Een praktisch onderscheid helpt om keuzes te maken. Kijk bij ieder belangrijk proces naar drie punten: Beschikbaarheid: moet de informatie toegankelijk zijn om door te kunnen werken? Integriteit: hoe groot is het probleem als informatie onjuist of ongewenst gewijzigd is? Vertrouwelijkheid: wat zijn de gevolgen als onbevoegden de informatie kunnen zien? De antwoorden hoeven niet voor alle gegevens hetzelfde te zijn. Een openbare productbrochure stelt weinig eisen aan vertrouwelijkheid, maar moet wel correct zijn. Salarisgegevens vragen juist om strikte toegang. Een actuele planning moet vooral beschikbaar en betrouwbaar zijn. Wat kun je praktisch doen? 1. Begin bij je belangrijkste bedrijfsprocessen Maak een korte lijst van processen waarmee je klanten bedient en je organisatie bestuurt. Denk aan verkoop, planning, productie, dienstverlening, inkoop, salarisverwerking en facturatie. Vraag per proces: hoe lang kunnen we verder als dit niet beschikbaar is? Werk eerst met een ruwe lijst. Je hoeft niet meteen ieder detail vast te leggen. Een bruikbaar eerste overzicht is beter dan een uitgebreid model dat nooit wordt afgerond. 2. Koppel informatie en systemen aan ieder proces Noteer welke informatie nodig is om het proces uit te voeren en waar die informatie wordt verwerkt. Denk aan klantgegevens, offertes, contracten, projectdocumentatie, HR-gegevens, financiële informatie, tekeningen, recepturen, voorraadgegevens en Microsoft 365-documenten. Leg ook de ondersteunende systemen vast. Zo wordt zichtbaar dat één applicatie meerdere processen kan raken of dat belangrijke informatie alleen via één leverancier bereikbaar is. 3. Beoordeel verlies, wijziging en openbaarmaking Gebruik per informatiesoort drie eenvoudige vragen: Wat gebeurt er als we hier een werkdag niet bij kunnen? Wat gebeurt er als de informatie niet meer klopt? Wat gebeurt er als de informatie bij de verkeerde persoon terechtkomt? Beschrijf de gevolgen in gewone taal. Bijvoorbeeld: orders kunnen niet worden gepland, salarissen kunnen niet worden verwerkt, klanten moeten opnieuw informatie aanleveren of een bedrijfsgeheim wordt bekend. Dat maakt het eenvoudiger om prioriteiten uit te leggen en besluiten te nemen. 4. Geef ieder belang een duidelijke prioriteit Het NCSC adviseert te beschermen belangen niet alleen als wel of niet belangrijk te beoordelen, maar ze te waarderen. Voor een MKB-organisatie kan een eenvoudige schaal voldoende zijn, bijvoorbeeld beperkt, gemiddeld, groot en zeer groot belang. Leg bij de hoogste prioriteiten kort vast waarom ze die beoordeling krijgen. Kijk daarbij naar financiële gevolgen, stilstand, afspraken met klanten, wettelijke verplichtingen, veiligheid en reputatie. Zo wordt een prioriteit een onderbouwde keuze in plaats van een gevoel. 5. Koppel maatregelen aan de prioriteiten Bepaal vervolgens wat de belangrijkste informatie nodig heeft. Dat kan bijvoorbeeld zijn: beperkte en periodiek gecontroleerde toegangsrechten; multifactorauthenticatie voor accounts met toegang; een back-up met passende bewaartermijnen; een hersteltest om te controleren of gegevens teruggezet kunnen worden; versleuteling van apparaten of gegevens; afspraken met de leverancier over beschikbaarheid, toegang en herstel; een werkbare noodprocedure voor tijdelijke uitval. Niet ieder gegeven heeft alle maatregelen nodig. Door eerst de waarde en gevolgen te bepalen, kun je tijd en budget gerichter inzetten. 6. Wijs een eigenaar aan ICT kan helpen met techniek en beheer, maar de proceseigenaar weet meestal het beste welke informatie echt nodig is en welke gevolgen uitval heeft. Wijs daarom per belangrijk proces of informatiesoort iemand aan die de beoordeling controleert en wijzigingen doorgeeft. Waar gaat het vaak mis? Alles krijgt het label kritiek. Als alles de hoogste prioriteit heeft, helpt de indeling niet meer bij het maken van keuzes. Alleen persoonsgegevens krijgen aandacht. Privacy is belangrijk, maar ook planning, financiële data, productinformatie en bedrijfskennis kunnen onmisbaar zijn. De applicatie staat centraal in plaats van het proces. Daardoor blijft onduidelijk wat de bedrijfsimpact van uitval of fouten is. Alleen ICT bepaalt de waarde. Medewerkers uit verkoop, productie, administratie en management zijn nodig om de gevolgen goed te beoordelen. Back-up wordt gezien als complete oplossing. Een back-up helpt bij herstel, maar regelt geen toegangsbeheer, juiste gegevens, noodprocedure of leveranciersafhankelijkheid. De beoordeling verdwijnt in een document. Zonder eigenaar, controlemoment en opvolging veroudert de informatie snel. Hoe maak je hier een vast ritme van? Het NCSC adviseert de inventarisatie van ICT-onderdelen en risico’s minstens elke 6 maanden te actualiseren. Gebruik dat moment ook om je lijst met belangrijke processen en informatie te beoordelen. Plan daarnaast een controle zodra er iets wezenlijks verandert, bijvoorbeeld bij een nieuwe applicatie, een andere leverancier, een overname, een nieuw product, een verhuizing of een grote proceswijziging. Stel tijdens ieder controlemoment dezelfde vragen: Welke processen zijn nu essentieel voor onze organisatie? Welke informatie en systemen hebben die processen nodig? Wat is er veranderd in beschikbaarheid, juistheid of vertrouwelijkheid? Kloppen de prioriteiten en eigenaren nog? Passen back-up, toegang, herstel en leveranciersafspraken nog bij het belang? Welke verbetering plannen we als eerste in? Zo wordt het herkennen van bedrijfskritische informatie geen eenmalige workshop. Het wordt een terugkerend gesprek tussen directie, proceseigenaren en ICT. Hoe kan Bruinsma helpen? Bruinsma kan je helpen om het gesprek over belangrijke processen, informatie en systemen praktisch te organiseren. We helpen je om afhankelijkheden zichtbaar te maken, prioriteiten te bepalen en die te vertalen naar concrete aandachtspunten voor onder meer Microsoft 365, toegangsbeheer, back-up en herstel. Daarbij blijft de bedrijfsvoering het vertrekpunt. Niet zoveel mogelijk techniek inzetten, maar maatregelen kiezen die passen bij wat jouw organisatie echt nodig heeft. Bronnen NCSC: Basisprincipes NCSC: Basisprincipe 1, Breng je risico’s in kaart NCSC: Hoe breng ik mijn te beschermen belangen in kaart? NCSC: Aan de slag met risicomanagement CCV: Risicoklassenindeling Digitale Veiligheid CCV: Documenten RKIDV NCSC: Risicoklassenindeling Digitale Veiligheid Hoe kan Bruinsma mij helpen met het invullen van deze basisprincipes? De 5 basismaatregelen van het NCSC zijn een goed vertrekpunt, maar in de praktijk zit de uitdaging vaak niet in het begrijpen van de maatregelen. De uitdaging zit vooral in het structureel organiseren ervan. Daarom werkt Bruinsma met Ritme in ICT. Met Ritme in ICT helpen we je om digitale veiligheid niet als een eenmalig project te behandelen, maar als een vast onderdeel van je bedrijfsvoering. We kijken samen naar je huidige situatie, bepalen waar de belangrijkste risico’s zitten en vertalen de basisprincipes naar concrete acties die passen bij jouw organisatie. Dat betekent bijvoorbeeld dat we helpen met: inzicht krijgen in apparaten, software, accounts en belangrijke data; veilige instellingen binnen Microsoft 365, apparaten en cloudomgevingen; update- en patchprocessen beter organiseren; toegangsbeheer, MFA en rechtenstructuren verbeteren; back-ups en herstelbaarheid beoordelen; afspraken maken over beheer, controle en opvolging; periodiek controleren of de basis nog steeds op orde is. Het doel is niet om één keer een checklist af te vinken. Het doel is om een vast ritme te creëren waarin digitale veiligheid regelmatig terugkomt. Zo houd je grip, voorkom je dat maatregelen versloffen en werk je stap voor stap aan een digitaal weerbare organisatie. Wil je weten waar jouw organisatie nu staat en welke stappen logisch zijn? Dan denken we graag met je mee. Veelgestelde vragen Wat is bedrijfskritische informatie? Dat is informatie waarvan verlies, onbereikbaarheid, onjuiste wijziging of ongewenste openbaarmaking grote gevolgen heeft voor je bedrijfsvoering. Welke informatie dat is, verschilt per organisatie en proces. Is alle belangrijke informatie ook vertrouwelijk? Nee. Sommige informatie moet vooral beschikbaar en correct zijn. Andere informatie, zoals salarisgegevens of bedrijfsgeheimen, vraagt juist extra aandacht voor vertrouwelijkheid. Beoordeel daarom beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid apart. Moet ik meteen een uitgebreid classificatiemodel invoeren? Nee. Begin met je belangrijkste processen en een eenvoudige prioriteitsschaal. Leg vast waarom iets belangrijk is en wie eigenaar is. Je kunt de aanpak later verfijnen als dat nodig is. Hoe vaak moet ik bedrijfskritische informatie opnieuw beoordelen? Het NCSC adviseert de inventarisatie en risicoanalyse minstens elke 6 maanden te actualiseren. Beoordeel belangrijke informatie ook opnieuw bij grote veranderingen in processen, systemen of leveranciers. Wat heeft de RKIDV met bedrijfskritische informatie te maken? De RKIDV gebruikt 9 vragen om het cyberrisico van een MKB-organisatie in te schatten en koppelt de uitkomst aan risicoklasse 1 tot en met 4. Inzicht in gegevens, processen, ICT-afhankelijkheid en mogelijke gevolgen helpt om die inschatting zorgvuldig te maken en passende maatregelen te kiezen. Hoe krijg ik meer informatie over dit onderwerp? Wil je meer weten over dit onderwerp of bespreken wat dit betekent voor jouw organisatie? Mail ons op info@bruinsmakantoor.nl of bel 0523-272121.

“Wij zijn niet groot genoeg om interessant te zijn.” Het klinkt logisch, maar het is geen goede manier om je cyberrisico te beoordelen. De omvang van je organisatie zegt namelijk maar een deel. Minstens zo belangrijk is hoe afhankelijk je bent van systemen, gegevens, leveranciers en digitale toegang. De praktische vraag is daarom niet alleen hoe waarschijnlijk een incident is. Kijk vooral ook naar de gevolgen. Kun je nog plannen, leveren en factureren als een belangrijk systeem uitvalt? Kun je klanten helpen als gegevens tijdelijk niet beschikbaar zijn? En weet je welke leverancier je nodig hebt om weer verder te kunnen? Welk NCSC-basisprincipe staat centraal? In deze blog staat het actuele NCSC-basisprincipe Breng je risico’s in kaart centraal. Het NCSC adviseert om je kroonjuwelen, risico’s en afhankelijkheden te bepalen. Met dat inzicht kun je afgewogen keuzes maken over maatregelen en investeringen. Een risico bestaat in de praktijk uit meer dan de vraag of iemand je organisatie bewust als doelwit kiest. Kijk naar drie onderdelen: Wat kan er gebeuren? Denk aan een gestolen account, malware, een fout van een medewerker, uitval bij een leverancier of verlies van een apparaat. Hoe waarschijnlijk is dat? Welke zwakke plekken, toegangen en dreigingen zijn relevant voor jouw situatie? Wat zijn de gevolgen? Denk aan stilstand, herstelwerk, gemiste omzet, extra kosten, fouten in informatie en problemen voor klanten. Het NCSC benoemt ook technische afhankelijkheden van leveranciers. Je digitale omgeving stopt immers niet bij je eigen voordeur. Een cloudapplicatie, hostingpartij, softwareleverancier of ICT-dienstverlener kan onmisbaar zijn voor je dagelijkse werk. Wat zegt de RKIDV hierover? De Risicoklassenindeling Digitale Veiligheid, kortweg RKIDV, is een risicoclassificatiemodel voor het midden- en kleinbedrijf. De actuele openbare tool gebruikt 9 vragen om een inschatting te maken van het risico op een cyberincident. De uitkomst is een indeling in risicoklasse 1 tot en met 4, met maatregelen die bij de risicoklasse passen. De vragen gaan onder meer over de grootte van de organisatie, gegevens, toegang tot gegevens en bedrijfscontinuïteit. Dat helpt om verder te kijken dan alleen het aantal medewerkers of computers. Een klein bedrijf kan sterk afhankelijk zijn van één planningstool, één specialistische applicatie of één leverancier. De mogelijke impact kan dan groot zijn, ook als de organisatie zelf klein is. De RKIDV helpt om je risico gestructureerd in te schatten en passende maatregelen te kiezen. Het is geen garantie dat je organisatie veilig is. De uitkomst blijft alleen bruikbaar als de antwoorden actueel zijn en de maatregelen ook werkelijk worden uitgevoerd, onderhouden en gecontroleerd. Waarom is dit belangrijk voor het MKB? In het MKB zijn processen vaak compact georganiseerd. Dat werkt prettig en snel, maar het kan ook betekenen dat veel afhankelijk is van een beperkt aantal mensen, systemen of leveranciers. Als één onderdeel wegvalt, kan het effect direct merkbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan: een planning die alleen via één cloudapplicatie beschikbaar is; een branchepakket dat nodig is voor offertes, orders en facturen; Microsoft 365 als centrale plek voor e-mail, documenten en samenwerking; een leverancier met beheerrechten op belangrijke systemen; een medewerker met unieke kennis of uitgebreide toegangsrechten; een internetverbinding die noodzakelijk is voor vrijwel het hele werkproces. Daarom is “we zijn maar klein” geen risicoanalyse. Een bruikbare beoordeling laat zien waar je bedrijfsvoering kwetsbaar is, welke gevolgen acceptabel zijn en waar je als eerste maatregelen wilt nemen. Wat kun je praktisch doen? 1. Begin bij je belangrijkste processen Kies de processen waarmee je klanten bedient en je organisatie draaiend houdt. Denk aan verkoop, planning, productie, dienstverlening, salarisverwerking en facturatie. Noteer per proces welke systemen, informatie, mensen en leveranciers nodig zijn. 2. Werk met herkenbare scenario’s Maak de risicoanalyse niet onnodig technisch. Bespreek per belangrijk proces een paar concrete situaties: een account wordt overgenomen; een applicatie is een werkdag niet beschikbaar; gegevens worden per ongeluk verwijderd of gewijzigd; een laptop raakt kwijt; een leverancier kan tijdelijk geen ondersteuning leveren; een medewerker met belangrijke kennis is onverwacht afwezig. Vraag steeds wat dit betekent voor klanten, medewerkers, planning, levering, financiën en herstel. 3. Beoordeel kans en impact apart Gebruik een eenvoudige schaal, bijvoorbeeld laag, gemiddeld en hoog. Beoordeel eerst hoe aannemelijk een scenario is en daarna hoe groot de gevolgen zijn. Zo voorkom je dat een situatie met een kleinere kans maar zeer grote impact automatisch onderaan de lijst belandt. 4. Kijk buiten je eigen organisatie Breng per kritisch proces de belangrijkste leveranciers en digitale diensten in kaart. Leg vast welke dienst zij leveren, welke toegang zij hebben, wie je contactpersoon is en wat je doet als de dienstverlening uitvalt. Controleer ook of belangrijke contact- en contractgegevens beschikbaar zijn wanneer je normale systemen niet bereikbaar zijn. 5. Kies maatregelen die passen bij het risico Koppel aan de grootste risico’s concrete verbeteringen. Denk aan multifactorauthenticatie, beperktere rechten, veilige instellingen, tijdige updates, bescherming tegen malware, back-ups, hersteltests en een eenvoudige noodprocedure. Verdeel acties over korte en langere termijn en wijs per actie een eigenaar aan. 6. Leg ook geaccepteerde risico’s vast Niet ieder risico hoeft meteen opgelost te worden. Soms accepteer je een risico tijdelijk omdat een vervanging tijd kost of omdat andere verbeteringen meer prioriteit hebben. Leg dan vast waarom je die keuze maakt, wie verantwoordelijk is en wanneer je haar opnieuw beoordeelt. Waar gaat het vaak mis? Alleen naar bedrijfsgrootte kijken. Afhankelijkheid en mogelijke impact blijven daardoor buiten beeld. Alleen technische storingen bespreken. Ook menselijke fouten, leveranciers, toegangsrechten en ontbrekende kennis kunnen een proces stilzetten. Alles hoog inschalen. Als ieder risico dezelfde prioriteit krijgt, helpt de analyse niet bij het maken van keuzes. Alleen de kans beoordelen. Een minder waarschijnlijke gebeurtenis kan nog steeds grote gevolgen hebben. Leveranciers vergeten. Daardoor ontbreekt een belangrijk deel van de keten en het herstelplan. Geen eigenaar aanwijzen. De analyse wordt dan een document zonder opvolging. De beoordeling niet actualiseren. Nieuwe software, medewerkers, leveranciers en processen veranderen je risicoprofiel. Hoe maak je hier een vast ritme van? Een risicoanalyse is een momentopname. Het NCSC adviseert om de inventarisatie van ICT-onderdelen en risico’s minstens elke 6 maanden te actualiseren en dat moment in de agenda te zetten. Gebruik ieder halfjaar dezelfde korte agenda: Welke belangrijke processen, systemen en gegevens zijn veranderd? Welke nieuwe leveranciers, koppelingen en toegangen zijn erbij gekomen? Welke incidenten, storingen of bijna-incidenten hebben we gezien? Welke risico’s zijn groter of kleiner geworden? Welke maatregelen zijn uitgevoerd en werken ze zoals bedoeld? Welke drie verbeteringen krijgen de komende periode prioriteit? Beoordeel risico’s ook tussentijds bij grote veranderingen, zoals een nieuwe applicatie, verhuizing, overname, nieuwe leverancier of ingrijpende proceswijziging. Zo wordt risicomanagement geen jaarlijkse papieren oefening, maar een vast onderdeel van je bedrijfsvoering. Hoe kan Bruinsma helpen? Bruinsma kan je helpen om afhankelijkheden en risico’s praktisch in beeld te brengen. We kijken daarbij naar je bedrijfsprocessen, Microsoft 365, apparaten, accounts, leveranciers, back-ups en herstelmogelijkheden. Vervolgens helpen we om prioriteiten te vertalen naar concrete en haalbare acties. Niet met de belofte dat ieder incident te voorkomen is, maar door digitale veiligheid georganiseerd en controleerbaar te maken. Bronnen NCSC: Basisprincipes NCSC: Basisprincipe 1, Breng je risico’s in kaart NCSC: Risicoklassenindeling Digitale Veiligheid NCSC: Check je risicoklasse CCV: Risicoklassenindeling Digitale Veiligheid CCV: Documenten RKIDV Hoe kan Bruinsma mij helpen met het invullen van deze basisprincipes? De 5 basismaatregelen van het NCSC zijn een goed vertrekpunt, maar in de praktijk zit de uitdaging vaak niet in het begrijpen van de maatregelen. De uitdaging zit vooral in het structureel organiseren ervan. Daarom werkt Bruinsma met Ritme in ICT. Met Ritme in ICT helpen we je om digitale veiligheid niet als een eenmalig project te behandelen, maar als een vast onderdeel van je bedrijfsvoering. We kijken samen naar je huidige situatie, bepalen waar de belangrijkste risico’s zitten en vertalen de basisprincipes naar concrete acties die passen bij jouw organisatie. Dat betekent bijvoorbeeld dat we helpen met: inzicht krijgen in apparaten, software, accounts en belangrijke data; veilige instellingen binnen Microsoft 365, apparaten en cloudomgevingen; update- en patchprocessen beter organiseren; toegangsbeheer, MFA en rechtenstructuren verbeteren; back-ups en herstelbaarheid beoordelen; afspraken maken over beheer, controle en opvolging; periodiek controleren of de basis nog steeds op orde is. Het doel is niet om één keer een checklist af te vinken. Het doel is om een vast ritme te creëren waarin digitale veiligheid regelmatig terugkomt. Zo houd je grip, voorkom je dat maatregelen versloffen en werk je stap voor stap aan een digitaal weerbare organisatie. Wil je weten waar jouw organisatie nu staat en welke stappen logisch zijn? Dan denken we graag met je mee. Veelgestelde vragen Ben ik als klein bedrijf interessant voor cybercriminelen? Bedrijfsgrootte alleen zegt weinig over je cyberrisico. Kijk ook naar waardevolle gegevens, digitale toegang en de gevolgen wanneer een belangrijk systeem of account uitvalt. Juist een sterke afhankelijkheid van enkele systemen of leveranciers kan de impact vergroten. Hoe bepaal ik de impact als ICT uitvalt? Kies een belangrijk bedrijfsproces en vraag wat er na een uur, een werkdag en enkele dagen gebeurt als de benodigde systemen of gegevens niet beschikbaar zijn. Kijk naar klanten, planning, levering, medewerkers, financiën en herstelwerk. Zo maak je de impact concreet. Wat hebben leveranciers met mijn cyberrisico te maken? Leveranciers kunnen belangrijke systemen beheren, toegang hebben tot gegevens of een dienst leveren die je nodig hebt om te werken. Leg daarom vast van wie je afhankelijk bent, welke toegang er is, wie je contactpersoon is en wat je doet bij uitval. Hoe vaak moet ik mijn cyberrisico opnieuw beoordelen? Het NCSC adviseert om de inventarisatie van ICT-onderdelen en risico’s minstens elke 6 maanden te actualiseren. Beoordeel risico’s ook bij grote veranderingen, zoals een nieuwe applicatie, leverancier, overname of ingrijpende proceswijziging. Hoe krijg ik meer informatie over dit onderwerp? Wil je meer weten over dit onderwerp of bespreken wat dit betekent voor jouw organisatie? Mail ons op info@bruinsmakantoor.nl of bel 0523-272121.

Hoe langer je organisatie bestaat, hoe meer digitale middelen erbij komen. Een extra laptop, een nieuwe cloudapplicatie, een account voor een leverancier of software die iemand zelf heeft gekozen omdat het handig was. Dat gaat vaak stap voor stap. Voor je het weet, is het overzicht niet meer compleet. Dat is geen administratief detail. Als je niet weet welke apparaten, applicaties, accounts en gegevens je gebruikt, kun je ook niet goed bepalen wat je moet beschermen. Digitale veiligheid begint daarom niet met een ingewikkelde beveiligingstool, maar met een helder en actueel overzicht. Welk NCSC-basisprincipe staat centraal? In deze blog staat het NCSC-basisprincipe Breng je risico’s in kaart centraal. Het NCSC adviseert organisaties eerst vast te stellen welke belangen beschermd moeten worden. Denk aan informatie, systemen en processen die belangrijk zijn om te kunnen blijven werken. Deze belangrijke onderdelen worden ook wel de kroonjuwelen van je organisatie genoemd. Om die risico’s te begrijpen, moet je weten wat je gebruikt en waar je afhankelijk van bent. Breng daarom in ieder geval het volgende in kaart: laptops, desktops, telefoons, servers en netwerkapparatuur; software, websites en clouddiensten; gebruikersaccounts en beheerdersaccounts; belangrijke gegevens en bedrijfsprocessen; leveranciers die toegang hebben of van wie je dienstverlening afhankelijk is; wie binnen of buiten je organisatie verantwoordelijk is voor beheer en controle. Je hoeft dit niet direct tot in technisch detail uit te werken. Begin met een bruikbaar overzicht waarmee je kunt bepalen wat belangrijk is, welke afhankelijkheden je hebt en waar mogelijke blinde vlekken zitten. Wat zegt de RKIDV hierover? De Risicoklassenindeling Digitale Veiligheid, kortweg RKIDV, helpt MKB-organisaties om digitale risico’s op een praktische manier te beoordelen. Aan de hand van 9 vragen wordt een organisatie ingedeeld in risicoklasse 1 tot en met 4. Bij iedere klasse horen maatregelen die passen bij het risicoprofiel. De vragen en maatregelen helpen je onder meer na te denken over gegevens, toegang, mogelijke uitval, afhankelijkheden en maatregelen die al zijn genomen. Daarvoor heb je eerst inzicht nodig in je digitale omgeving. Een onvolledige inventarisatie kan immers leiden tot een onvolledige risico-inschatting. De RKIDV is een hulpmiddel om passende maatregelen te kiezen. Het is geen garantie dat je organisatie volledig veilig is en ook geen eenmalige checklist. De waarde zit juist in het periodiek beoordelen en verbeteren. Waarom is dit belangrijk voor het MKB? Veel MKB-organisaties bouwen hun digitale omgeving geleidelijk op. Een applicatie wordt aangeschaft voor één afdeling, een medewerker gebruikt tijdelijk een online tool of een leverancier krijgt toegang voor onderhoud. Dat is begrijpelijk, maar het vergroot wel de kans op vergeten accounts, onbekende apparaten, oude software en schaduw-IT. Daardoor kunnen eenvoudige vragen lastig te beantwoorden zijn: Welke systemen hebben we iedere werkdag nodig? Welke gegevens mogen we niet verliezen? Wie kan bij gevoelige informatie? Welke leverancier is noodzakelijk om door te kunnen werken? Wie merkt het als een account, apparaat of applicatie niet meer wordt gebruikt? Zonder die antwoorden is het moeilijk om prioriteiten te stellen. Met een goed overzicht kun je gerichter bepalen waar extra beveiliging, een back-up, een update, betere toegangsrechten of duidelijke afspraken nodig zijn. Wat kun je praktisch doen? 1. Maak een apparatenoverzicht Noteer welke laptops, computers, telefoons, tablets, servers en netwerkapparaten in gebruik zijn. Leg minimaal vast wie het apparaat gebruikt, welk type het is, welk besturingssysteem erop draait en wie verantwoordelijk is voor het beheer. 2. Breng software en clouddiensten in kaart Kijk verder dan de software die op een computer is geïnstalleerd. Neem ook Microsoft 365, boekhoudsoftware, CRM, planningstools, online opslag, websites en andere internetdiensten mee. Vraag medewerkers welke tools zij voor hun dagelijkse werk gebruiken. Zo maak je ook schaduw-IT zichtbaar. 3. Bepaal wat bedrijfskritisch is Niet alles is even belangrijk. Bepaal welke gegevens, systemen en processen noodzakelijk zijn om klanten te helpen, te produceren, te plannen, te factureren of medewerkers te ondersteunen. Zo weet je waar uitval of gegevensverlies de meeste gevolgen heeft. 4. Breng accounts en verantwoordelijkheden in beeld Noteer wie toegang heeft tot welke belangrijke diensten en wie beheerdersrechten heeft. Leg ook vast wie accounts aanmaakt, wijzigt en verwijdert. Dat voorkomt dat rechten blijven bestaan zonder dat iemand zich verantwoordelijk voelt. 5. Leg leveranciers en afhankelijkheden vast Noteer welke leveranciers je nodig hebt voor je belangrijkste processen. Denk aan je ICT-partner, softwareleveranciers, hostingpartijen en partijen met toegang op afstand. Leg vast welke dienst zij leveren, welke toegang zij hebben en wie binnen je organisatie contactpersoon is. Waar gaat het vaak mis? Een inventarisatie hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar er zijn een paar veelvoorkomende valkuilen: Het overzicht wordt één keer gemaakt. Na verloop van tijd klopt het niet meer. Alleen apparaten worden geregistreerd. Cloudapplicaties, accounts, data en leveranciers blijven buiten beeld. Er is geen eigenaar. Niemand is verantwoordelijk voor het bijwerken en controleren. Wijzigingen worden niet verwerkt. Nieuwe medewerkers, software en leveranciers ontbreken, terwijl oude toegang blijft bestaan. Leveranciersafhankelijkheden worden vergeten. Daardoor is niet duidelijk wat uitval van een externe dienst betekent. Het overzicht wordt niet gebruikt. Een lijst heeft pas waarde als je ermee bepaalt welke maatregelen prioriteit krijgen. Hoe maak je hier een vast ritme van? Een inventarisatie is alleen waardevol als je hem actueel houdt. Het NCSC adviseert om de inventarisatie minstens elke 6 maanden te actualiseren en dit controlemoment in de agenda te zetten. Werk het overzicht ook bij zodra er iets verandert, bijvoorbeeld bij: in-, door- en uitdiensttreding van medewerkers; de aanschaf of beëindiging van software en clouddiensten; vervanging van laptops, servers of netwerkapparatuur; een nieuwe leverancier of wijziging in externe toegang; een belangrijke proceswijziging; een verhuizing, fusie of overname. Gebruik bij de halfjaarlijkse controle steeds dezelfde zes vragen: Welke apparaten, software en clouddiensten zijn erbij gekomen of verdwenen? Welke accounts en beheerdersrechten zijn gewijzigd? Welke gegevens en processen zijn nu het belangrijkst? Van welke leveranciers zijn we afhankelijk? Wie is verantwoordelijk voor beheer en opvolging? Welke gevonden risico’s krijgen als eerste aandacht? Zo wordt inventariseren geen los project, maar een vast onderdeel van je ICT-beheer. Hoe kan Bruinsma helpen? Bruinsma kan je helpen om je digitale omgeving overzichtelijk te maken en prioriteiten te bepalen. Denk aan apparaten, Microsoft 365, accounts, software, back-ups en leveranciersafhankelijkheden. Vervolgens kun je gericht bepalen welke verbeteringen logisch en haalbaar zijn voor jouw organisatie. Niet als een eenmalige checklist, maar als onderdeel van een vast ICT-ritme waarin je regelmatig controleert, bijwerkt en verbetert. Bronnen NCSC: Basisprincipes NCSC: Basisprincipe 1, Breng je risico’s in kaart CCV: Risicoklassenindeling Digitale Veiligheid NCSC: Risicoklassenindeling Digitale Veiligheid CCV: Documenten RKIDV RDI: Basisprincipes digitale weerbaarheid in de praktijk Hoe kan Bruinsma mij helpen met het invullen van deze basisprincipes? De 5 basismaatregelen van het NCSC zijn een goed vertrekpunt, maar in de praktijk zit de uitdaging vaak niet in het begrijpen van de maatregelen. De uitdaging zit vooral in het structureel organiseren ervan. Daarom werkt Bruinsma met Ritme in ICT. Met Ritme in ICT helpen we je om digitale veiligheid niet als een eenmalig project te behandelen, maar als een vast onderdeel van je bedrijfsvoering. We kijken samen naar je huidige situatie, bepalen waar de belangrijkste risico’s zitten en vertalen de basisprincipes naar concrete acties die passen bij jouw organisatie. Dat betekent bijvoorbeeld dat we helpen met: inzicht krijgen in apparaten, software, accounts en belangrijke data; veilige instellingen binnen Microsoft 365, apparaten en cloudomgevingen; update- en patchprocessen beter organiseren; toegangsbeheer, MFA en rechtenstructuren verbeteren; back-ups en herstelbaarheid beoordelen; afspraken maken over beheer, controle en opvolging; periodiek controleren of de basis nog steeds op orde is. Het doel is niet om één keer een checklist af te vinken. Het doel is om een vast ritme te creëren waarin digitale veiligheid regelmatig terugkomt. Zo houd je grip, voorkom je dat maatregelen versloffen en werk je stap voor stap aan een digitaal weerbare organisatie. Wil je weten waar jouw organisatie nu staat en welke stappen logisch zijn? Dan denken we graag met je mee. Veelgestelde vragen Moet een digitale inventarisatie ingewikkeld zijn? Nee. Begin met een eenvoudig en bruikbaar overzicht van apparaten, software, clouddiensten, accounts, belangrijke gegevens en leveranciers. Breid het later uit als meer detail nodig is. Hoe vaak moet ik de inventarisatie bijwerken? Het NCSC adviseert om de inventarisatie minstens elke 6 maanden te actualiseren. Werk haar daarnaast bij zodra er belangrijke wijzigingen zijn, zoals nieuwe medewerkers, software, apparaten of leveranciers. Wat is de RKIDV? De Risicoklassenindeling Digitale Veiligheid is een risicoclassificatiemodel voor het MKB. Aan de hand van 9 vragen wordt een organisatie ingedeeld in risicoklasse 1 tot en met 4, met maatregelen die passen bij het risicoprofiel. Moet ik meteen alle gevonden risico’s oplossen? Nee. Gebruik het overzicht om prioriteiten te bepalen. Begin bij gegevens, systemen en processen waarvan uitval, verlies of misbruik de grootste gevolgen heeft. Plan daarna de overige verbeteringen in een haalbaar ritme. Hoe krijg ik meer informatie over dit onderwerp? Wil je meer weten over dit onderwerp of bespreken wat dit betekent voor jouw organisatie? Mail ons op info@bruinsmakantoor.nl of bel 0523-272121.