Wij stelden Judith van Masévon en Nooike van LOC+ een aantal vragen over dit beslissingsproces.

1. Wat was de reden voor jullie om te overwegen voor bel- & vergaderpods te kiezen op kantoor?

Judith:
“Bij Masévon werken collega’s met meerdere collega’s op één afdeling, we merkten dat veel een spreekruimte gebruiken om even kort te bellen omdat het vaak druk is op de afdeling.
De spreekruimtes bij Masévon zijn daarentegen altijd druk bezet en merken we dat medewerkers op de gang of buiten gaan bellen. Vandaar de keuze om belpods aan te schaffen.”

Nooike:
“Voor het LOC+ waren we op zoek naar extra ruimte om overleggen in te voeren geschikt voor kleine groepen (2 tot 4 personen). Tevens hadden diverse huurders de wens om even ongestoord een telefoongesprek, buiten het kantoor, te kunnen voeren.
We hadden ook de mogelijkheid om een verbouwing uit te voeren om o.a. een kleine gespreksruimte te realiseren maar daarvan waren de kosten nogal hoog vanwege de installatietechniek, welke dan ook aangepast diende te worden.
Tevens moesten deze verbouwingen dan plaats vinden op plaatsen waar weinig daglicht naar binnen komt. De pods zijn geplaatst in ons atrium waar een verbouwing niet zo gemakkelijk te realiseren is omdat dit een grote hoge open ruimte is.
Op deze wijze benutten we optimaal de ruimte in ons pand. Een andere reden dat we gekozen hebben voor een bel- & vergaderpod is de flexibiliteit. Mochten we de pods in de toekomst nog willen verplaatsen dan is dit mogelijk.
De pods worden geleverd met verlichting en ventilatie wat een groot voordeel is en we hoeven niet permanent te verbouwen.“

2. Op welke manier gaan jullie dit toepassen in jullie bedrijf?

Judith:
“We hebben ze op beide verdiepingen staan, waarbij de afspraak dat er alleen gezeten mag worden voor korte afspraken.”

Nooike:
“De belcel en de overlegruimte zijn geplaatst bij ons in het atrium, een grote open ruimte, op het Zorg & Welzijn Plein waar de behoefte het grootst was.
De belcel is vooral bedoelt om ongestoord een gesprek te kunnen voeren welke niet geschikt is om te voeren op het kantoor of in het bijzijn van collega’s.
Wellicht dat deze ook ingezet kan worden voor een korte teams meeting waarbij een rustige omgeving gewenst is.
De overlegruimte zetten wij vooral in voor ad hoc overleggen waarbij een groep van max. 4 personen even een kort overleg wil voeren en hierbij graag privacy wil.
De ruimtes kunnen gebruikt worden zonder reservering of afspraak en zijn een aanvulling op onze huidige vergaderfaciliteiten.”

3. Hoe is het hele proces wat jullie betreft verlopen? (van oriëntatie, tot bestelling, tot het installeren op locatie)

Judith:
“Het contact tussen Bruinsma en Masévon verloopt altijd vlekkeloos, we worden goed op de hoogte gehouden van eventuele wijzingen/vertragingen of andere planning.
Installatie op de locatie verliep goed en werd achteraf gecontroleerd door Bruinsma.”

Nooike:
“Qua oriëntatie hebben wij ons eerst ingelezen op internet; wat de voor en nadelen zijn van de verschillende vergaderpods. Vervolgens hebben we vooral gekeken naar bedrijven in onze omgeving omdat wij het liefst lokaal zaken doen.
We hebben o.a. met Bruinsma een afspraak ingepland om de pods op locaties te bekijken en de wensen en mogelijkheden door te nemen. Er werd door Bruinsma goed meegedacht welke pods het meest geschikt waren voor ons passen binnen het budget.
Uiteindelijk hebben wij gekozen voor Bruinsma omdat zij een goede prijs-kwaliteitverhouding aanboden, goed met ons meedachten en wij ook al bekend waren Bruinsma op het gebied van ICT, wat zij ook voor onze organisatie regelen.
Het bestelproces van de pods verliep gemakkelijk en was vlot geregeld. Binnen de afgesproken termijn werden de pods geleverd en geïnstalleerd op locatie. De monteurs hebben de vergaderpods netjes geïnstalleerd en geen overlast voor onze huurders veroorzaakt.
De communicatie verliep overigens ook goed. Wij werden goed op de hoogte gehouden over de voortgang van het bestelproces en de installatie.”