Externe software koppelen met Microsoft

Een nieuw project in Teamleader en dan begint het handwerk. Iemand maakt de projectmap aan in SharePoint, iemand anders zet de submappen klaar en de eerste documenten belanden alvast ergens in een mailbox. Facturen worden gedownload, doorgestuurd en daarna nog een keer opgeslagen. Allemaal kleine handelingen die niemand vergeet, tot het druk wordt.

Met een koppeling via Power Automate gebeurt dat vanzelf. Het pakket geeft een seintje zodra er iets verandert en de rest van de werkplek reageert daarop: de map staat klaar, de factuur is verstuurd en het team weet ervan. Eén keer invoeren, op de plek waar dat hoort.

Jouw losse systemen koppelen met je Microsoft omgeving

Veel organisaties werken met een pakket dat buiten Microsoft 365 staat. Teamleader voor relaties en projecten, Robaws voor calculaties en facturatie of een ander systeem dat precies doet wat de branche vraagt. Zo’n pakket vervangen is zelden nodig. Het koppelen aan de rest van jullie werkplek wel.

Vrijwel al die pakketten hebben een API: een technische ingang waarmee andere software gegevens kan ophalen of wegschrijven. Daarnaast versturen ze vaak een webhook, een seintje op het moment dat er iets gebeurt. Er wordt een project aangemaakt, een offerte goedgekeurd of een factuur definitief gemaakt. Power Automate vangt dat seintje op en zet vervolgens de stappen die nu nog met de hand gebeuren.

Wat dat in de praktijk oplevert

Projectmappen die zichzelf aanmaken. Zodra er in Teamleader of Robaws een project wordt aangemaakt, staat in SharePoint de bijbehorende map klaar. Met de vaste onderliggende structuur, de juiste naamgeving en meteen op de goede plek voor het team.

Facturen automatisch op de mail. Een factuur die in het pakket definitief wordt gemaakt, wordt als PDF opgehaald, met een vaste begeleidende tekst naar de klant verstuurd en in SharePoint gearchiveerd.

Eén klantenbestand. Een nieuwe relatie of contactpersoon in het pakket komt automatisch terug in de omgeving waar jullie collega’s werken, zodat niemand twee keer hetzelfde invoert.

Signalen in Teams. Een bericht zodra een opdracht binnenkomt, een offerte akkoord is of een deadline nadert, in het kanaal van het betreffende team.

Gegevens die teruglopen. Uren, foto’s of formulieren uit een Power App schrijven we terug naar Teamleader of Robaws, zodat het pakket leidend blijft en de administratie klopt.

Waar een standaardconnector bestaat gebruiken we die. Is die er niet, dan leggen we de koppeling rechtstreeks via de API van het pakket, met een eigen connector en veilige authenticatie. We richten daarbij ook de minder zichtbare kant in: wat er gebeurt als een koppeling een keer geen antwoord krijgt, wie daar bericht van krijgt en waar terug te lezen is wat er is uitgewisseld.

Het resultaat is dat gegevens één keer worden ingevoerd, op de plek waar dat hoort, en daarna vanzelf terechtkomen waar ze nodig zijn.

Externe software koppelen met Microsoft

Jouw losse systemen koppelen met je Microsoft omgeving

Wat dat in de praktijk oplevert

Stan Hudepohl Cloud Consultant

Stan Hudepohl _{Cloud Consultant}