E-mail is voor de meeste organisaties nog altijd het belangrijkste visitekaartje. Een offerte, een klacht, een herinnering aan een openstaande factuur: het gaat allemaal per mail. Toch schrijven de meeste mensen zo'n bericht tussen twee andere taken door. Het gaat daardoor net iets te kort of net iets te scherp de deur uit. Microsoft heeft de coachingfunctie van Copilot in Outlook daarom uitgebreid. Copilot kijkt mee met je concept en geeft suggesties over toon, duidelijkheid en opbouw. Nieuw is dat je nu zelf bepaalt welke suggesties je overneemt. Wat is er nieuw? In de release notes van Microsoft 365 Copilot van 11 augustus 2026 staat dat coaching op e-mail voortaan via het Copilot-chatvenster verloopt. Je opent een nieuw bericht, schrijft je tekst en klikt op Get Coaching. Het chatvenster opent met concrete suggesties over je concept. Het verschil met de vorige versie zit in de controle die je houdt. Voorheen kreeg je de feedback naast je tekst te zien en kon je die alleen in zijn geheel toepassen. Nu kies je per suggestie of je hem overneemt. Je kunt in de chat ook doorvragen, bijvoorbeeld door te vragen of een alinea nog wat vriendelijker kan of juist korter. Copilot past de gekozen wijzigingen daarna rechtstreeks in je e-mail toe, zodat je niet zit te knippen en plakken. De functie werkt in Outlook op Windows, Mac, het web, iOS en Android. In de nieuwe Outlook voor Windows kwam coaching in de Copilot-chat al eerder beschikbaar; de release notes van die versie noemen dit al in juni 2026. Waarom is dit interessant voor het MKB? Van alle Copilot-functies is dit misschien wel de meest alledaagse. Vrijwel iedere medewerker schrijft e-mail, van de directie tot de servicedesk. Dat maakt het een van de weinige AI-functies waarvan collega's binnen een dag merken of het iets toevoegt. Voor een MKB-organisatie zitten de voordelen vooral in de praktijk van alledag: Minder herschrijven: een bericht dat in één keer duidelijk is, scheelt heen-en-weer gemail met de ontvanger. Een consistentere toon naar klanten: ook als een collega gehaast of geïrriteerd is, blijft de mail zakelijk. Steun voor wie schrijven lastig vindt: medewerkers die Nederlands als tweede taal spreken of weinig schrijfervaring hebben, krijgen concrete hulp in plaats van een rode kringel. Je houdt zelf de pen vast: doordat je per suggestie kiest, blijft het je eigen bericht en niet een tekst die alleen nog van Copilot lijkt. Een laagdrempelige eerste stap met AI: geen nieuw programma en geen training vooraf, maar een knop in een venster dat medewerkers de hele dag al openhebben. Een praktisch voorbeeld Stel: een medewerker van de binnendienst moet een klant laten weten dat een levering twee weken later komt dan afgesproken. Dat is geen leuk bericht en het wordt daardoor vaak of te omslachtig of net te kortaf. Copilot kan dan suggereren om de kern in de eerste zin te zetten, de reden feitelijk te benoemen en af te sluiten met wat de klant nu concreet kan verwachten. De medewerker neemt de eerste twee suggesties over, laat de derde staan omdat de aanhef prima was en verstuurt het bericht. Dat betekent niet dat je e-mail vanaf nu ongezien de deur uit kan. Copilot kent de geschiedenis met deze klant niet, weet niet welke afspraken er telefonisch zijn gemaakt en kan niet inschatten of een nuchtere of juist een verontschuldigende toon hier past. De verantwoordelijkheid voor de inhoud en voor wat er wel of niet in een bericht thuishoort, blijft bij de afzender liggen. Wat moet je regelen om hiermee te werken? Coaching in Outlook is onderdeel van Copilot en vereist dus een Copilot-licentie bovenop je Microsoft 365-abonnement. Voor organisaties tot 300 gebruikers met Microsoft 365 Business Basic, Business Standard of Business Premium is dat Microsoft Copilot Business, verkrijgbaar als aanvullende licentie met een jaarverbintenis en maandelijkse of jaarlijkse facturatie. Voordat je licenties aanschaft, is het verstandig om een paar vragen te beantwoorden: Wie in de organisatie schrijft dagelijks berichten naar klanten of leveranciers? Begin daar, in plaats van bij iedereen tegelijk. Welke Outlook-versie gebruiken die medewerkers? Klassiek, nieuw of vooral de webversie? Welke afspraken maak je over wat er wel en niet in een e-mail met AI-hulp mag staan, bijvoorbeeld bij medische gegevens of vertrouwelijke prijsafspraken? Hoe zorg je dat medewerkers de functie ook echt gebruiken? Een licentie zonder uitleg blijft een knop waar niemand op klikt. Wanneer evalueer je of de investering iets oplevert? Houd er verder rekening mee dat Microsoft functies gefaseerd uitrolt. Het moment waarop de coachingknop in jouw omgeving verschijnt, kan afwijken van dat bij een andere organisatie. Controleer daarom altijd eerst wat er in je eigen tenant beschikbaar is voordat je een nieuwe werkwijze aankondigt. Meer dan een spellingcontrole Het lijkt een klein detail dat je nu per suggestie kunt kiezen, maar het laat wel zien welke kant Microsoft op beweegt. De eerste generatie AI-functies schreef vooral voor je. Deze versie schrijft mét je: hij stelt iets voor, jij beslist en de tekst blijft van jou. Dat is precies de verhouding die in de praktijk werkt. Medewerkers die het gevoel hebben dat er iets over hen heen wordt gegooid, haken af. Medewerkers die merken dat ze zelf aan het stuur blijven, gaan een hulpmiddel juist vaker gebruiken. Is Copilot iets voor jouw organisatie? Twijfel je of Copilot Business past bij de manier waarop jouw mensen werken? Bruinsma Kantoor & ICT helpt je om die vraag te beantwoorden: welke licentie past, welke instellingen moet je vooraf regelen, welke afspraken zijn verstandig en hoe zorg je dat collega's er daadwerkelijk mee aan de slag gaan. Zo blijft het niet bij een aangezette functie, maar levert het ook echt tijd op. Wil je hierover van gedachten wisselen? Mail ons op info@bruinsmakantoor.nl of bel 0523-272121. Bronnen Microsoft Learn, Microsoft 365 Copilot release notes, release van 11 augustus 2026 met updates uitgebracht tussen 28 juli en 11 augustus 2026. Deze bron beschrijft dat coaching via de Copilot-chat verloopt, dat suggesties afzonderlijk toegepast kunnen worden en op welke platformen de functie beschikbaar is. Microsoft Learn, Release notes for Outlook for Windows (new), item van 18 juni 2026. Deze bron laat zien dat coaching in de Copilot-chat eerder al beschikbaar kwam in de nieuwe Outlook voor Windows. Microsoft Learn, Microsoft Copilot Business FAQ. Deze bron onderbouwt dat Copilot Business bedoeld is voor organisaties tot 300 gebruikers met een Business Basic-, Business Standard- of Business Premium-abonnement en dat het als aanvullende licentie met jaarverbintenis wordt afgenomen. Microsoft Learn, License options for Microsoft Copilot. Deze bron beschrijft welke Microsoft 365-abonnementen in aanmerking komen voor een Copilot-licentie.

Een presentatie maken kost vaak meer tijd dan je vooraf verwacht. Niet alleen de inhoud moet kloppen; ook kleuren, lettertypen, logo’s en afbeeldingen moeten passen bij de uitstraling van je organisatie. Microsoft maakt dat proces nu eenvoudiger. Copilot in PowerPoint kan gebruikmaken van onderdelen uit de Microsoft 365 Brand kit, zodat je sneller een presentatie maakt die herkenbaar en professioneel oogt. Wat is er nieuw? Microsoft maakte op 31 juli 2026 bekend dat gebruikers in Copilot voor PowerPoint merkmiddelen uit hun Microsoft 365 Brand kit kunnen inzetten. Denk aan logo’s, pictogrammen, thema’s en lettertypen. Gebruikers kunnen een bedrijfstemplate kiezen en vervolgens merkkleuren, afbeeldingen en iconen rechtstreeks in PowerPoint toepassen. Ook het beheer is centraal geregeld. Een brandmanager kan de gewenste Brand kit veilig bijwerken en beschikbaar stellen. Daardoor werkt de organisatie vanuit dezelfde visuele basis, zonder dat iedere medewerker zelf hoeft te zoeken naar het juiste logo of de meest recente PowerPoint-template. Waarom is dit interessant voor het MKB? In veel organisaties staan verschillende versies van presentaties, logo’s en templates verspreid over Teams, SharePoint, e-mail en lokale mappen. Dat leidt al snel tot onnodig zoekwerk en verschillen in uitstraling. Een collega gebruikt bijvoorbeeld nog een oud logo, terwijl een ander net een ander lettertype of een afwijkende kleur kiest. Door merkmiddelen centraal beschikbaar te maken en Copilot ermee te laten werken, ontstaat meer grip op de huisstijl. Dat biedt een aantal praktische voordelen: Minder handmatig opmaakwerk: medewerkers hoeven kleuren, lettertypen en logo’s niet telkens opnieuw toe te passen. Een herkenbare uitstraling: verkoop-, project- en directiepresentaties sluiten beter op elkaar aan. Minder zoekwerk: de juiste visuele middelen zijn vanuit PowerPoint beschikbaar. Eenvoudiger beheer: aanpassingen in de huisstijl kunnen vanuit één centrale Brand kit worden doorgevoerd. Sneller van idee naar presentatie: Copilot helpt niet alleen bij de inhoud, maar werkt ook met de visuele basis van de organisatie. Een praktisch voorbeeld Stel: een accountmanager wil een voorstel voor een nieuwe klant presenteren. Copilot kan helpen om een eerste opzet te maken, terwijl de bedrijfstemplate, merkkleuren, logo’s en goedgekeurde afbeeldingen beschikbaar zijn vanuit de Brand kit. De accountmanager hoeft daardoor minder tijd te besteden aan de basisopmaak en kan zich meer richten op de boodschap, het aanbod en de klant. Dat betekent niet dat iedere presentatie zonder controle direct klaar is. De inhoud, cijfers en gekozen beelden moeten nog steeds worden beoordeeld. Copilot is vooral een hulpmiddel om sneller tot een sterke eerste versie te komen. Een goede inrichting blijft belangrijk De kwaliteit van het resultaat hangt af van de basis die je beschikbaar stelt. Een verouderde of onvolledige huisstijl levert vanzelfsprekend geen consistente presentaties op. Het is daarom verstandig om vooraf afspraken te maken: Welke PowerPoint-templates zijn goedgekeurd? Welke logo’s, kleuren, lettertypen, iconen en afbeeldingen mogen medewerkers gebruiken? Wie beheert en actualiseert de Brand kit? Welke medewerkers hebben toegang nodig? Hoe controleer je presentaties op inhoud, actualiteit en vertrouwelijke informatie? Microsoft rolt Copilot-functies bovendien gefaseerd uit. Daardoor kan het moment waarop een functie zichtbaar wordt per Microsoft 365-omgeving verschillen. Controleer daarom eerst de beschikbaarheid, licenties en beheerinstellingen binnen jouw tenant voordat je een organisatiebrede werkwijze invoert. Meer dan alleen een mooiere presentatie Een consequente huisstijl draait niet alleen om vormgeving. Het draagt bij aan herkenbaarheid, vertrouwen en professionaliteit. Zeker wanneer meerdere collega’s klantpresentaties, offertes of interne updates maken, helpt een centrale visuele basis om kwaliteit voorspelbaarder te maken. De nieuwe mogelijkheid in Copilot voor PowerPoint laat goed zien waar Microsoft 365 naartoe beweegt: AI ondersteunt niet alleen bij het schrijven en samenvatten, maar sluit steeds beter aan op de manier waarop een organisatie zelf wil werken en communiceren. Is jouw Microsoft 365-omgeving hier klaar voor? Wil je weten of Copilot, PowerPoint en een centrale Brand kit passen bij jouw organisatie? Bruinsma Kantoor & ICT helpt je graag om de mogelijkheden, inrichting, licenties en het beheer in kaart te brengen. Zo zet je Copilot niet alleen aan, maar zorg je ook dat medewerkers er veilig, herkenbaar en praktisch mee kunnen werken. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over Microsoft 365 Copilot en slimmer werken met PowerPoint. Bronnen Microsoft 365 Copilot Blog – What’s New in Microsoft 365 Copilot | July 2026, gepubliceerd op 31 juli 2026. Deze bron beschrijft het gebruik en centraal beheer van logo’s, pictogrammen, thema’s en lettertypen uit de Microsoft 365 Brand kit in Copilot voor PowerPoint. Microsoft Learn – Release Notes for Microsoft 365 Copilot, bijgewerkt met releases tot en met 11 augustus 2026. Deze bron legt uit dat Copilot-functies via een veilig, gefaseerd implementatiemodel beschikbaar komen.