E-mail is voor de meeste organisaties nog altijd het belangrijkste visitekaartje. Een offerte, een klacht, een herinnering aan een openstaande factuur: het gaat allemaal per mail. Toch schrijven de meeste mensen zo’n bericht tussen twee andere taken door. Het gaat daardoor net iets te kort of net iets te scherp de deur uit.
Microsoft heeft de coachingfunctie van Copilot in Outlook daarom uitgebreid. Copilot kijkt mee met je concept en geeft suggesties over toon, duidelijkheid en opbouw. Nieuw is dat je nu zelf bepaalt welke suggesties je overneemt.
In de release notes van Microsoft 365 Copilot van 11 augustus 2026 staat dat coaching op e-mail voortaan via het Copilot-chatvenster verloopt. Je opent een nieuw bericht, schrijft je tekst en klikt op Get Coaching. Het chatvenster opent met concrete suggesties over je concept.
Het verschil met de vorige versie zit in de controle die je houdt. Voorheen kreeg je de feedback naast je tekst te zien en kon je die alleen in zijn geheel toepassen. Nu kies je per suggestie of je hem overneemt. Je kunt in de chat ook doorvragen, bijvoorbeeld of een alinea nog wat vriendelijker kan of juist korter. Copilot past de gekozen wijzigingen daarna rechtstreeks in je e-mail toe.
De functie werkt in Outlook op Windows, Mac, het web, iOS en Android. In de nieuwe Outlook voor Windows kwam coaching in de Copilot-chat al eerder beschikbaar; de release notes van die versie noemen dit al in juni 2026.
Van alle Copilot-functies is dit misschien wel de meest alledaagse. Vrijwel iedere medewerker schrijft e-mail, van de directie tot de servicedesk. Dat maakt het een van de weinige AI-functies waarvan collega’s binnen een dag merken of het iets toevoegt.
Voor een MKB-organisatie zitten de voordelen vooral in de praktijk van alledag:
Stel: een medewerker van de binnendienst moet een klant laten weten dat een levering twee weken later komt dan afgesproken. Dat is geen leuk bericht en het wordt daardoor vaak of te omslachtig of net te kortaf. Copilot kan dan suggereren om de kern in de eerste zin te zetten, de reden feitelijk te benoemen en af te sluiten met wat de klant nu concreet kan verwachten. De medewerker neemt de eerste twee suggesties over, laat de derde staan omdat de aanhef prima was en verstuurt het bericht.
Dat betekent niet dat je e-mail vanaf nu ongezien de deur uit kan. Copilot kent de geschiedenis met deze klant niet, weet niet welke afspraken er telefonisch zijn gemaakt en kan niet inschatten of een nuchtere of juist een verontschuldigende toon hier past. De verantwoordelijkheid voor de inhoud en voor wat er wel of niet in een bericht thuishoort, blijft bij de afzender liggen.
Coaching in Outlook is onderdeel van Copilot en vereist dus een Copilot-licentie bovenop je Microsoft 365-abonnement. Voor organisaties tot 300 gebruikers met Microsoft 365 Business Basic, Business Standard of Business Premium is dat Microsoft Copilot Business, verkrijgbaar als aanvullende licentie met een jaarverbintenis en maandelijkse of jaarlijkse facturatie.
Voordat je licenties aanschaft, is het verstandig om een paar vragen te beantwoorden:
Houd er verder rekening mee dat Microsoft functies gefaseerd uitrolt. Het moment waarop de coachingknop in jouw omgeving verschijnt, kan afwijken van dat bij een andere organisatie. Controleer daarom altijd eerst wat er in je eigen tenant beschikbaar is voordat je een nieuwe werkwijze aankondigt.
Het lijkt een klein detail dat je nu per suggestie kunt kiezen, maar het laat wel zien welke kant Microsoft op beweegt. De eerste generatie AI-functies schreef vooral voor je. Deze versie schrijft mét je: hij stelt iets voor, jij beslist en de tekst blijft van jou.
Dat is precies de verhouding die in de praktijk werkt. Medewerkers die het gevoel hebben dat er iets over hen heen wordt gegooid, haken af. Medewerkers die merken dat ze zelf aan het stuur blijven, gaan een hulpmiddel juist vaker gebruiken.
Twijfel je of Copilot Business past bij de manier waarop jouw mensen werken? Wij denken graag met je mee over licenties, instellingen en de begeleiding van je collega’s.