Privacybeleid Bruinsma Kantoor & ICT

Versie: 2026.1

Laatst bijgewerkt: juni 2026

Bruinsma Kantoor & ICT hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle websites, portalen en diensten van Bruinsma Kantoor & ICT, waaronder:

– bruinsmakantoor.nl

– bruinsma-ict.nl

– bruinsmashop.nl

– klantportalen en overige online omgevingen

1. Wie zijn wij?

Bruinsma Kantoorefficiency B.V., handelend onder de namen Bruinsma Kantoor, Bruinsma ICT en Bruinsma Kantoor & ICT, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Adres:

Stelling 10

7773 ND Hardenberg

Telefoon: 0523-272121

E-mail: info@bruinsmakantoor.nl

KvK: 05075533

De directie is verantwoordelijk voor privacy binnen de organisatie. Binnen de organisatie is daarnaast een Security Officer actief.

2. Wanneer zijn wij verwerkingsverantwoordelijke en wanneer verwerker?

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij zelf bepalen waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld bij:

websitegebruik
contactaanvragen
offertes en klantrelaties
administratie en facturatie
nieuwsbrieven en marketing
sollicitaties en stageaanvragen

Wanneer wij ICT-diensten leveren aan klanten (bijvoorbeeld beheer, support, Microsoft 365, monitoring en back-ups), verwerken wij vaak persoonsgegevens in opdracht van de klant. In die gevallen zijn wij verwerker en is de klant verwerkingsverantwoordelijke. Afspraken hierover worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Website en formulieren

Via onze websites en formulieren kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

naam
bedrijfsnaam
e-mailadres
telefoonnummer
inhoud van berichten
eventueel bijlagen zoals CV’s of documenten

Deze gegevens worden gebruikt om contact op te nemen en aanvragen te behandelen. Formuliergegevens worden doorgestuurd per e-mail en opgeslagen in Deployteq (marketing- en communicatieplatform).

3.2 Klanten en zakelijke relaties

Van klanten en zakelijke contactpersonen verwerken wij onder andere:

naam en contactgegevens
bedrijfsgegevens
communicatie
offerte- en contractinformatie
factuur- en betaalgegevens

3.3 ICT-dienstverlening

Bij het leveren van ICT-diensten kunnen wij toegang hebben tot gegevens zoals:

gebruikersaccounts
e-mailgegevens
bestanden en metadata
loggegevens
IP-adressen en apparaatgegevens

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor het uitvoeren van beheer, support, beveiliging, monitoring, back-ups en herstel. In sommige gevallen kan inzage in gegevens technisch noodzakelijk zijn.

3.4 Nieuwsbrief en marketing

Voor nieuwsbrieven en marketing verwerken wij:

naam
e-mailadres
voorkeuren

Afmelding is altijd mogelijk via de nieuwsbrief of door contact op te nemen.

3.5 Sollicitanten en stages

Via de website ontvangen wij ook sollicitaties en stageaanvragen. Hierbij verwerken wij:

naam
contactgegevens
CV
motivatiebrief
aanvullende informatie die u verstrekt

4. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

het beantwoorden van vragen en contactverzoeken
het uitvoeren van overeenkomsten
het leveren van ICT-diensten
administratie en facturatie
relatiebeheer en communicatie
beveiliging van systemen en data
marketing en nieuwsbrieven
sollicitatieprocedures
voldoen aan wettelijke verplichtingen

5. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

uitvoering van een overeenkomst
wettelijke verplichtingen
gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging en bedrijfsvoering)
toestemming (bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven of cookies)

6. Cookies

Onze websites maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Wij gebruiken:

functionele cookies (noodzakelijk voor werking van de site)
analytische cookies (voor inzicht in gebruik van de website)
marketingcookies (indien van toepassing en alleen met toestemming)

Bij uw eerste bezoek vragen wij toestemming voor cookies, voor zover vereist.

7. Verstrekking aan derden

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is. Dit kan zijn met:

hosting- en websiteleveranciers
cloud- en ICT-leveranciers
Microsoft 365-diensten
Deployteq (marketingplatform)
administratieve en financiële systemen
leveranciers betrokken bij uitvoering van diensten

Met partijen die gegevens in opdracht van ons verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

8. Doorgifte buiten de EU

Persoonsgegevens kunnen in sommige gevallen worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld bij gebruik van internationale cloudleveranciers.

Wij zorgen ervoor dat dit gebeurt conform de AVG, met passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Wij hanteren onder andere:

financiële administratie: 7 jaar
klantgegevens: gedurende contract + noodzakelijke periode daarna
contactaanvragen: zolang relevant voor opvolging
nieuwsbrief: totdat u zich afmeldt
sollicitaties: maximaal 4 weken (of langer met toestemming)

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

toegangsbeheer en autorisaties
multifactor-authenticatie
logging en monitoring
back-ups en herstelprocedures
encryptie waar nodig
vulnerability scanning
beveiligingsbeleid conform ISO-richtlijnen
geheimhouding door medewerkers

11. Datalekken

Wij hebben procedures voor het melden en afhandelen van datalekken. Indien nodig melden wij datalekken bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen.

Wanneer wij als verwerker optreden, informeren wij de klant.

12. Rechten van betrokkenen

U heeft het recht op:

inzage
correctie
verwijdering
beperking van verwerking
overdraagbaarheid van gegevens
bezwaar tegen verwerking
intrekken van toestemming

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@bruinsmakantoor.nl.

Wij kunnen u vragen zich te identificeren.

13. Klachten

Heeft u een klacht? Neem dan contact met ons op.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid aan te passen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

15. Contact

Bruinsma Kantoorefficiency B.V.

Stelling 10

7773 ND Hardenberg

E-mail: info@bruinsmakantoor.nl

Telefoon: 0523-272121