We hebben dé tips voor een goed automatisch antwoord voor je op een rijtje gezet.
-
Stel je Out of Office op tijd in.
Zorg dat je je automatische afwezigheidsmelding een paar dagen vóór je vakantie activeert. Zo kun je in alle rust je laatste taken afronden, zonder dat je nog gestoord wordt door binnenkomende e-mails.
-
Schep heldere verwachtingen
Laat in je bericht duidelijk weten wanneer je afwezig bent en vanaf welke datum je weer bereikbaar bent. Vermijd vage formuleringen zoals “ik zal mijn e-mail regelmatig controleren”, want dat roept vragen op en kan leiden tot misverstanden. Bovendien wil je écht kunnen ontspannen zonder de druk om je mail te controleren.
-
Geef een reden voor je afwezigheid
Een persoonlijke toelichting maakt je bericht vriendelijker en zorgt voor meer begrip.
-
Informeer de afzender
Informeer de afzender over wat er met hun mail gebeurt. Je kan bijvoorbeeld aangeven dat je mail wordt doorgestuurd, dat je later reageert of dat de verzender bij een collega terecht kan.
-
Het mag best een vlot bericht zijn
Het is dan wel een automatisch antwoord, maar het hoeft niet afstandelijk of zoals een computer geschreven te zijn. Schrijf zoals je normaal ook zou communiceren: vriendelijk, duidelijk en met een persoonlijke toon. Vermeld eventueel dat het om een automatisch antwoord gaat. Je kan op deze manier laten zien dat jij het bent, ook als je er niet bent.
