Microsoft 365 maakt géén back-up: dat is jouw verantwoordelijkheid

Microsoft 365 beschermt je data niet zoals je denkt

Waarom moet je een back-up maken van je Microsoft 365 als alles al in de cloud staat?

Microsoft biedt uitstekende uptime, redundantie en beveiliging van hun infrastructuur die achter hun clouddiensten zit. Maar ze beschermen jouw data niet tegen:

• Het per ongeluk verwijderen van bestanden of data door gebruikers
• Ransomware en malware
• Verlies van licenties of accounts wanneer die verlopen zijn. Met een back-up kun je deze nog terugkrijgen.
• Juridische of HR-gerelateerde bewaarplicht

En dat is geen bug, dat is beleid. Dat beleid is omschreven in het Shared Responsibility Model. Dat houdt in dat jij een deel van de verantwoordelijkheid hebt over je data. Microsoft zorgt voor een deel van de beveiliging en jij als gebruiker bent verantwoordelijk voor de rest.

De verdeling

Microsoft zorgt voor:

• Beveiliging van de cloud zelf: de servers, het netwerk, de fysieke gebouwen.
• Beschikbaarheid van de dienst: dat bijvoorbeeld Outlook of Teams werkt.
• Updates en onderhoud van hun systemen.

Jij zorgt voor:

• Beveiliging van gebruikers en toegang: jij bepaalt wie toegang krijgt tot je systemen en gegevens en je moet zorgen voor sterke wachtwoorden, multi-factor authenticatie (MFA) en rolgebaseerde toegang (niet iedereen hoeft alles te kunnen zien of aanpassen)
• Beveiliging van data: jij bent verantwoordelijk voor de bescherming van je eigen bestanden, e-mails, klantgegevens, etc. Je moet dan denken aan:
  • Versleuteling van gevoelige informatie.
  • Goed instellen van rechten (wie mag wat zien of bewerken).
  • Regelmatig controleren of data niet per ongeluk openbaar staat.
• Back-ups en herstel: Microsoft zorgt voor beschikbaarheid van de dienst, maar niet voor het herstellen van jouw data als die per ongeluk wordt verwijderd of overschreven. Jij moet zelf zorgen voor:
  • Back-upoplossingen.
  • Herstelplannen bij dataverlies (bijvoorbeeld door een menselijke fout of cyberaanval).
• Compliance en privacy: jij moet zorgen dat je voldoet aan wetten zoals de AVG. Microsoft biedt tools en instellingen, maar jij moet ze juist instellen en gebruiken. Het gaat dan om:
  • Datalocatie (waar je data staat opgeslagen).
  • Toestemming van gebruikers.
  • Verwerkersovereenkomsten
• Instellen van beveiligingsopties: Microsoft biedt veel beveiligingsfuncties, alleen moet jij deze actief inschakelen en goed configureren. Zonder goede instellingen ben je alsnog kwetsbaar, ook al gebruik je een veilige dienst zoals Microsoft 365.